Cómo Evitar Quiebres de Stock en Plena Hora Punta
Un viernes a las ocho de la noche se acabó la papa. Quedaban tres horas de servicio y catorce pedidos ya cantados.
La cocina lo supo de inmediato, pero el salón se enteró doce minutos después. En ese rato el mozo vendió cuatro platos más que ya no se podían preparar.
Los quiebres de stock en hora punta casi nunca son un problema de compra. Son un problema de dos números que nadie calculó: cuánto se consume en el día más fuerte y cuánto tarda el proveedor en volver.
Aquí vas a ver cómo fijar tu punto de reposición, cómo elegir qué insumo no puede faltar nunca y qué hacer en el minuto exacto en que se acaba.
Por qué los quiebres de stock se miden en platos, no en soles
Un saco de papa cuesta poco al lado de una caja de lomo. Pero si tu carta tiene dieciocho platos y once llevan papa, quedarte sin papa apaga once platos y quedarte sin lomo apaga uno.
El insumo crítico no es el más caro, es el que apaga más platos de tu carta. Once de dieciocho es el 61%: con un solo saco vacío se cae más de la mitad de lo que ofreces.
Haz esa cuenta una vez, con la carta delante, y marca los cuatro o cinco insumos que aparecen en más platos. Esa lista no se parece a la de lo que más te cuesta, y es la única que importa para esto.
En PANCA el control de inventario trabaja con recetas y calcula el costo de cada plato, así ves qué insumo sostiene qué parte de la carta en lugar de suponerlo.
Cómo fijar tu punto de reposición
Las cifras que siguen son inventadas. Esa pollería sirve 220 porciones de papa un viernes y cada porción pesa 180 gramos: 220 por 180 son 39.6 kilos, que para efectos de compra son 40.
Su proveedor entrega martes y viernes por la mañana. Entre un viernes y el martes siguiente hay cuatro días de servicio: 40 kilos el viernes, 40 el sábado, 30 el domingo y 20 el lunes, en total 130.
A eso súmale un colchón para el día que vendes más de lo previsto. Con un 15% son 19.5 kilos, así que su punto de reposición queda en 150: cuando el almacén baja de ahí, el pedido se hace ese mismo día y no el siguiente.
El cálculo suma el consumo de cada día hasta la siguiente entrega, nunca un promedio del mes. Un promedio que mezcla martes con sábados te deja corto justo el día en que no puedes quedarte corto.
El consumo por servicio sale del conteo, y conviene hacerlo siempre el mismo día de la semana: el procedimiento está en cómo hacer el inventario semanal.
Y si el proveedor no entrega el día que prometió, ningún colchón te salva: eso ya es materia de cómo negociar con tus proveedores.
El minuto en que se acaba
El quiebre que arruina el servicio es el que el salón descubre después de haberlo vendido.
Define quién avisa y por dónde. En hora punta la cocina no puede gritar hacia el salón: alguien marca el plato como agotado donde el mozo lo vea antes de tomar la comanda, y eso vale más que cualquier cartel en la puerta de la cocina.
Avisar hacia adentro toma treinta segundos; deshacer un plato ya cantado cuesta una disculpa, una demora y casi siempre una cortesía.
Ten decidida la sustitución antes de necesitarla. Si se acaba la papa, el reemplazo es camote o ensalada, con el precio ya resuelto, no una negociación improvisada en medio del turno.
Anota cada quiebre con la fecha y la hora. Un insumo que falta dos veces en el mes no es mala suerte: es un punto de reposición mal puesto.
En PANCA los reportes en tiempo real muestran cuánto salió de cada plato en el turno, así el consumo del día fuerte deja de depender de la memoria de alguien.
Si lo que se atasca no es el insumo sino la cocina, ese problema se ubica aparte, en el cuello de botella de la hora punta.
Elige esta semana los cuatro insumos que sostienen tu carta y ponles un número. Para llevar el conteo y el consumo en un solo lugar, mira la gestión de inventario para restaurantes.
Preguntas frecuentes sobre los quiebres de stock
¿Cada cuánto debo revisar el punto de reposición?
Una vez al mes alcanza si tu carta no cambia, y siempre que cambies de proveedor o de días de entrega. También después de una fecha fuerte, porque el consumo de esos días te muestra cuánto aguanta de verdad tu colchón.
¿Qué hago si el insumo crítico es perecible?
Ahí el colchón grande juega en contra, porque lo que no vendes se malogra. Con perecibles la solución es entrega más frecuente, aunque el pedido sea chico, y un punto de reposición calculado sobre uno o dos días de servicio, no sobre cuatro.
¿Conviene tener un segundo proveedor solo para emergencias?
Sí, y conviene comprarle algo de vez en cuando aunque no lo necesites. Un proveedor que nunca te ha vendido no va a atender tu llamada de un viernes a las siete. Pide precios a los dos y mantén la relación viva con pedidos pequeños.
¿Sirve avisar en la carta que un plato se agotó?
Sirve si el aviso llega antes de que el cliente elija. Un cartel en la entrada o una nota del mozo al dejar la carta evita el reclamo; tacharlo después de que lo pidió ya es un problema de servicio, no de inventario.
¿Cómo sé si me estoy quedando corto o largo con el colchón?
Si nunca te falta nada pero botas producto al final de la semana, el colchón está grande. Si la papa llega justa al último servicio dos veces al mes, está chico. Ajústalo en pasos cortos y mira qué pasa la semana siguiente.