Cómo Hacer un Inventario Físico en tu Tienda Paso a Paso
Un domingo de junio, el dueño de un minimarket en Trujillo cerró a mediodía y puso a tres personas a contar toda la tienda. A las siete de la noche nadie sabía si el pasillo de abarrotes estaba terminado.
Ese es el inventario físico que no se repite nunca más: el que arranca sin preparación y acaba con una hoja que no se puede comparar.
El recuento general no se arruina contando. Se arruina antes, cuando el local está desordenado, nadie definió las unidades y la mercadería sigue entrando por la puerta de atrás.
Aquí verás qué preparar, en qué orden recorrer la tienda, cómo registrar lo contado y cómo cerrar el período con el ajuste.
Qué es el inventario físico y cada cuánto toca hacerlo
Es el recuento de todo lo que hay en la tienda, producto por producto, en una fecha concreta. No una categoría ni un pasillo: el catálogo entero, incluido lo del depósito, la vitrina y el mostrador.
Se hace pocas veces al año por una razón sencilla: exige detener la tienda. Una o dos veces es lo habitual en una bodega, y muchos lo amarran al cierre del año.
Lo que sostiene el control los otros once meses son tandas cortas por categoría, cada semana y con la tienda abierta.
El recuento completo no reemplaza al conteo semanal: lo cierra.
En PANCA el control de inventario descuenta cada venta del stock, así el día del recuento tienes un saldo por producto contra el cual comparar.
Cómo preparar la tienda los días antes
La preparación es la mitad del resultado y se hace con la tienda funcionando.
Junta cada producto en un solo sitio. Si el mismo shampoo está en la góndola, en el depósito y en una caja del mostrador, quien cuente lo anotará dos veces o ninguna.
Etiqueta lo que no tiene código legible y aparta lo que no se vende: envases vacíos y material de limpieza.
Decide la unidad de cada producto y escríbela en la hoja: botellas, no litros; sobres, no cajas. Buena parte de las discusiones del día del conteo son discusiones sobre unidades.
Define también qué se congela. La mercadería que llegue esos días se queda aparte, sin abrir y sin cargar al sistema, y se cuenta como bloque al final.
Arma las hojas en el orden del recorrido y deja el saldo del sistema fuera. Quien cuenta no debería ver cuánto se espera: es la idea del conteo ciego, y evita que la cifra se acomode al número impreso.
El recorrido y el registro de lo contado
Avanza por zonas cerradas y marca con cinta cada estante terminado. Lo que no está marcado no está contado.
Empieza por el depósito, sigue por la sala pasillo por pasillo y de arriba abajo, y termina en la vitrina del mostrador.
Quien cuenta canta la cifra con su unidad y quien anota la repite en voz alta antes de pasar al siguiente estante.
Una hoja llenada de memoria al final del día no se arregla: obliga a volver a contar la zona completa.
Cómo cerrar el período con el ajuste
Terminado el recorrido, compara producto por producto. Las cifras que siguen son inventadas, realistas para una tienda de barrio.
El sistema marcaba 62 botellas de aceite de un litro y el conteo encontró 55. Faltan 7 botellas, y a S/ 8.90 cada una son S/ 62.30.
El cuaderno de lo que se rompió explicaba 2 de esas botellas. Quedan 5 sin explicación, S/ 44.50: esa es la cifra que vale la pena revisar.
Revísala en orden: la unidad con la que se cargó la última compra, la mercadería recibida sin contar, las ventas cobradas con el código de otro producto y la merma que nadie anotó.
Recién después ajusta, y regístralo como un movimiento más, con fecha y motivo, nunca sobreescribiendo el saldo anterior: así el kardex digital conserva la pista.
Los reportes en tiempo real de PANCA muestran lo vendido en el período contado, que es la primera explicación a descartar antes de dar una diferencia por pérdida.
Un recuento general vale por la preparación que tuvo detrás, no por las horas que duró.
Ordena, etiqueta y define unidades esta semana: el conteo del domingo tomará la mitad y la hoja servirá para decidir compras.
Para llevar el recuento y el saldo de cada producto en el mismo lugar, mira el sistema de inventarios.
Preguntas frecuentes sobre el inventario físico
¿Tengo que cerrar la tienda para contar todo?
Durante el recorrido, sí. Lo más llevadero es un domingo o las horas previas a la apertura. Si el local es grande, cierra por zonas: la que se está contando queda sin ventas ni reposición hasta terminar.
¿Cuántas personas necesito para el conteo?
Dos por zona, una que cuenta y otra que anota. Con más de mil referencias conviene sumar un segundo par, pero nunca dejar a alguien contando y escribiendo solo: ahí nacen la mayoría de los errores.
¿Qué hago con la mercadería que llega el mismo día?
Déjala en una zona marcada, sin abrir y sin cargarla al sistema hasta que el recorrido termine. Si la mezclas con el estante a media cuenta, nunca sabrás si esas unidades ya entraron a la hoja.
¿Debo contar los productos vencidos o rotos?
Cuéntalos aparte, en una hoja propia, y dalos de baja con el motivo escrito. Si los sumas al estante, tu saldo queda inflado con mercadería que no vas a vender, y si los ignoras pierdes la cifra de lo que se perdió.
¿Cada cuánto me exige la ley hacer el recuento?
Eso depende de tu régimen tributario y de tu nivel de ingresos, y las reglas cambian. Consúltalo con tu contador antes de fijar la fecha, porque de ahí sale también qué registros de inventario debes conservar y por cuánto tiempo.