Control de Productos Vencidos: Método PEPS para Bodegas y Farmacias
La repartidora de gaseosas llega el jueves y deja seis cajas. El muchacho que ayuda las acomoda adelante, porque atrás ya no entra la mano.
Nadie movió las botellas del fondo desde hace dos meses. Van a seguir ahí hasta que alguien las encuentre vencidas. El método PEPS para bodegas existe para evitar eso.
El producto viejo no se vence porque compraste demasiado: se vence porque alguien lo tapó con la compra nueva.
Aquí verás cómo ordenar el estante, cada cuánto revisar fechas y por qué tu contador también mira esto.
Qué es el método PEPS para bodegas y farmacias
PEPS son las iniciales de primeras entradas, primeras salidas: lo que llegó antes se vende antes. En inglés lo verás escrito como FIFO.
La idea se entiende rápido y casi ninguna tienda la cumple: reponer es más cómodo por delante, y ahí empieza el problema.
Cada vez que pones lo nuevo adelante, condenas lo viejo al fondo. El cliente toma lo que tiene a la mano y la unidad más antigua nunca llega al mostrador.
En la trastienda pasa igual: la caja de abajo queda fuera de circulación hasta que ya no sirve.
En PANCA el control de inventario descuenta cada venta y los reportes en tiempo real muestran qué productos están detenidos, que suelen ser los mismos que luego encuentras vencidos.
Lo que cuesta no rotar: el ejemplo de una bodega
Una bodega en Huancayo revisa un domingo el estante de conservas y lácteos. Son cifras inventadas, realistas para una tienda pequeña.
Separa para botar 9 latas de durazno que costaron S/ 4.50 cada una, 4 paquetes de galletas a S/ 2.80 y 3 litros de yogur a S/ 6.50.
Las latas son S/ 40.50, las galletas S/ 11.20 y el yogur S/ 19.50. Esa mañana se fueron S/ 71.20 al tacho, y ninguno de los tres productos estaba malo el día que llegó.
Si se repite cada mes, son S/ 854.40 en el año. Con una compra mensual de S/ 7,000, que son S/ 84,000 al año, es cerca del 1% que se pagó y nunca se vendió.
Ese 1% no aparece en ningún reporte de ventas: aparece como una ganancia que no cuadra y que el dueño atribuye a los precios del proveedor.
Medirlo cada mes es el primer paso para reducir la merma en bodegas y minimarkets.
Cómo ordenar el estante y la trastienda
Carga por detrás y vende por delante. Si lo nuevo entra por el fondo, la rotación se mantiene sola sin depender de quién reponga.
Cuando el estante solo se puede cargar de frente, saca lo que ya estaba, pon lo nuevo atrás y devuelve lo antiguo adelante. Son treinta segundos más por producto.
En la trastienda, deja pasillo. Una pila contra la pared es un depósito de mercadería que nadie vuelve a ver.
Guarda cada producto en un solo lugar. Con dos cajas abiertas del mismo artículo en sitios distintos, una llega al final de su vida sin que nadie lo note.
Marca la caja con el día en que la recibiste. Así cualquiera sabe cuál toca abrir sin preguntar.
La revisión de fechas y lo que ve tu contador
Fija un día de la semana para revisar fechas por secciones: una semana las conservas, la siguiente los lácteos. Un recorrido corto rinde más que un inventario general cada medio año.
Anota lo que encuentres cerca de vencer y decide ahí mismo: promoción, canje con el proveedor o retiro. La fecha sola no decide nada; la decisión es tuya.
Primeras entradas, primeras salidas es además un criterio para valorizar existencias, y tu contador lo usa al costear lo vendido. Las reglas aplicables cambian: confírmalas con él.
Lo que une las dos lecturas es el registro de entradas y salidas, es decir el kardex digital de tu tienda.
Con PANCA los reportes en tiempo real muestran la rotación de cada producto desde el celular, para que compres según lo que de verdad sale del estante.
Primero en entrar, primero en salir no es acomodar bonito el estante: es la diferencia entre vender un producto o pagarlo dos veces.
Empieza este fin de semana marcando la fecha de recepción en las cajas y moviendo al frente lo más antiguo.
En las cocinas el criterio es idéntico: así se aplica el método PEPS a los insumos de un restaurante.
Mira cómo lo ordena el sistema de gestión para bodegas.
Preguntas frecuentes sobre el método PEPS para bodegas
¿Qué hago con un producto que vence en tres semanas?
Decídelo ahora, no cuando falten tres días. Pregunta a tu proveedor si acepta canje y con cuánta anticipación. Si ya no aplica, muévelo al frente con una promoción que te deje algo: vender con menos margen gana a botar.
¿Cómo aplico esto a productos sin fecha de vencimiento?
Usa la fecha de recepción. Escríbela en la caja y vende primero la más antigua: con detergentes, útiles de escritorio o abarrotes secos, ese dato cumple la misma función que un vencimiento impreso. Revísalo igual cada mes.
¿Quién debería encargarse de reponer el estante?
Siempre la misma persona por turno, con la regla escrita en una hoja pegada en la trastienda. Si cada quien repone a su criterio, el orden dura un día. Revisa dos secciones al cierre para confirmarlo.
¿Esto cambia lo que declaro a la SUNAT?
Primeras entradas, primeras salidas es también un criterio contable para valorizar existencias, y cambiarlo afecta el costo de lo vendido. Las reglas y formatos aplicables tienen condiciones específicas en el Perú: consúltalo con tu contador antes de decidir.
¿Puedo vender un producto el mismo día que vence?
No lo arriesgues. Un cliente que revisa la etiqueta en la caja y ve la fecha de hoy no vuelve, y el ahorro no compensa. Retíralo el día anterior y, en alimentos o medicamentos, confirma el criterio con la autoridad sanitaria.