Inventario de Cosméticos: Lotes, Vencimientos y Merma en el Estante
Una tienda de cosméticos en Lima tiene el estante impecable: frascos sellados, sin golpes y con el empaque intacto.
Una clienta pregunta hasta cuándo rinde la crema y la dueña gira el frasco: la fecha pasó hace cuatro meses. Nadie lo notó, porque el inventario de cosméticos se revisa con los ojos y el producto se ve bien.
Un cosmético vencido no se pone verde ni huele mal: sigue bonito en el estante mientras deja de ser vendible, y el día que alguien lo nota ya es pérdida.
Aquí verás cómo seguir el lote y la fecha, qué hacer con los probadores abiertos y por qué lo que rota lento se vence solo.
Por qué el inventario de cosméticos necesita más que una cantidad
En una bodega basta saber cuántas unidades quedan. Aquí hace falta saber además desde cuándo están y de qué lote salieron.
El lote es el grupo de unidades que salió de fábrica junto. Sirve para vender primero el más antiguo y para saber qué retirar si el proveedor avisa un problema.
La fecha es el otro dato y no siempre viene a la vista: a veces es un código del fabricante o un símbolo en la base del envase. Si tu proveedor no te la entrega legible, pídela por escrito.
Los requisitos de etiquetado y la información que debe acompañar a cada producto los define la autoridad competente, varían según el cosmético y cambian con el tiempo. Confírmalo antes de decidir qué exhibes y qué retiras.
En PANCA el control de inventario descuenta cada venta y los reportes en tiempo real muestran qué no se está moviendo, que es justo lo primero que se vence.
Si necesitas que el sistema guarde lote y fecha, pregúntalo y pide verlo en pantalla, como en un control de lotes y vencimientos.
El probador abierto y el periodo después de abierto
El PAO, o periodo después de abierto, son los meses que el fabricante indica que el producto se mantiene en condiciones una vez destapado. Suele aparecer como un envase abierto con un número y la letra M.
Ese dato convive mal con la realidad de una tienda: el probador se abre una vez y sigue abierto durante meses.
Al abrir un probador, escribe la fecha en una cinta pegada al envase y anótalo en una lista con su fecha de retiro.
El PAO empieza a correr el día que abres el envase, no el día que vence el lote: un probador puede quedar inservible mucho antes que las unidades selladas.
Un probador retirado no vuelve a la venta como nuevo. Y si lo repones con la unidad a la que le queda menos tiempo, anota igual la fecha de apertura.
El producto que rota lento y se vence en el estante
Es un ejemplo hipotético con cifras realistas. La dueña compró 24 frascos de una crema facial porque por caja el precio mejoraba. Esa crema se vende una vez al mes: 24 frascos son 24 meses de venta.
El lote llegó con 18 meses de vida útil. A ese ritmo alcanza a vender 18 frascos y los 6 restantes se vencen en el estante. Con el frasco declarado a S/ 28 de costo, son S/ 168 perdidos.
La caja salió más barata por unidad y terminó costando más: pagó 24 frascos para cobrar 18.
Compra según tu rotación y no según el descuento. Si vendes una unidad al mes, pedir doce es una decisión; pedir veinticuatro es un pronóstico.
Fija un umbral propio de alerta, por ejemplo tres meses antes de la fecha, y revisa una sección por semana.
Lo que entre en ese umbral se mueve con combos mientras todavía es vendible, y el motor de promociones de PANCA te deja armar la oferta sin tocar el resto del catálogo.
Deja rastro de lo que descartas con fecha, cantidad y motivo: esa cifra convierte la pérdida en un dato para la próxima compra. Es lo que registras en tu kardex digital y lo que te permite calcular tu porcentaje de merma.
En cosméticos no pierdes dinero cuando algo se rompe: lo pierdes cuando algo se queda.
Empieza esta semana revisando una marca y anotando la fecha de cada probador abierto.
Si quieres ver la rotación de cada producto en un solo lugar, mira el sistema de inventarios de PANCA.
Preguntas frecuentes sobre el inventario de cosméticos
¿Cómo sé la fecha si el envase no la trae impresa?
Pídele al proveedor la información del lote por escrito al recibir la mercadería y guárdala con el documento de compra. Si aun así no la tienes, registra la fecha de ingreso y consulta a la autoridad qué información debe acompañar al producto.
¿Puedo liquidar con descuento un producto que ya pasó su fecha?
No lo tomes como una decisión comercial. Retíralo de la venta y consulta con la autoridad competente qué corresponde hacer, porque la respuesta depende del tipo de cosmético y no del margen que esperabas recuperar.
¿Cada cuánto debo revisar las fechas de mi tienda?
Conviene una ronda breve por semana sobre una sección distinta, en lugar de una revisión completa al año. Así cada producto pasa por tus manos varias veces y las fechas cercanas aparecen cuando todavía puedes venderlas con promoción.
¿Qué hago con un probador que ya cumplió su periodo abierto?
Retíralo de la exhibición y no lo pases a la venta. Anota el descarte con fecha y motivo, igual que cualquier otra merma, y abre el reemplazo escribiendo en el envase el día en que empieza a contar.
¿Conviene comprar por caja cuando el proveedor mejora el precio?
Solo si tu rotación consume esa caja bastante antes del vencimiento. Calcula cuántos meses de venta representa el pedido y compáralo con la vida útil que trae el lote. Si el pedido dura más, el descuento es aparente.