Traspasos entre Almacenes: Por Qué Son Dos Movimientos y No Uno
El dueño de dos bodegas en Arequipa mandó seis cajas de gaseosa de un local al otro. Las subieron a la camioneta y nadie escribió nada.
Al cierre del mes el local que envió aparecía con un faltante y el que recibió tenía producto en el estante que su sistema no reconocía. Así se ven los traspasos entre almacenes cuando se registran a medias.
Un traslado sin confirmar no es un movimiento incompleto: es mercadería que dejó de existir para tu sistema y sigue existiendo sobre un estante.
Aquí vas a ver por qué son dos registros y quién cierra el segundo.
Por qué los traspasos entre almacenes son dos movimientos y no uno
Un traslado interno no cambia cuánta mercadería tiene tu negocio: cambia dónde está. No es venta y no es compra, porque nadie pagó y nadie cobró.
Por eso tiene dos registros: una salida en el origen y una entrada en el destino.
La mayoría anota solo el primero: el local que envía descuenta, porque ahí está el que empacó, y el que recibe guarda las cajas sin tocar el sistema.
Mientras falte el segundo registro, esa mercadería no está en ninguna parte.
Entre los dos hay un estado intermedio que vale nombrar: lo que ya salió y aún no fue confirmado. Sin ese estado, un traslado de dos días se ve igual que una pérdida.
El segundo registro no es un trámite: alguien distinto cuenta lo que llegó y se hace responsable. Es la misma lógica de la recepción de mercadería del proveedor, solo que el proveedor es tu otra tienda.
En PANCA el control de inventario descuenta cada venta del stock y la operación multi-sucursal entrega reportes por local, así cada tienda tiene un saldo propio contra el cual comparar lo que recibió.
Qué pasa con lo que sale y nunca llega
Las cifras que siguen son inventadas. Esas seis cajas traían 12 botellas cada una, es decir 6 por 12 igual a 72 botellas, y el costo de cada botella es S/ 4.20.
El local de origen descontó las 72. En el destino nadie registró la entrada.
Al cierre, el origen cuadra, el destino tiene 72 botellas más de las que su sistema reconoce y el reporte de la cadena perdió 72: S/ 302.40 que el sistema ya no ve y que están sobre un estante.
Ahora el caso peor. De las 72 solo llegaron 60: la diferencia es de 12 botellas, o sea 12 por S/ 4.20 igual a S/ 50.40 que nadie va a reclamar, porque no hubo conteo contra el documento de salida.
Eso hace cómodo este movimiento para quien quiere sacar mercadería: no hace falta robar, basta con no registrar.
Si tu reporte muestra faltantes repetidos en un local y sobrantes en otro, no busques ladrones: busca traslados sin confirmar. Cómo leer esas diferencias está en el reporte de inventario.
Quién confirma la recepción y cómo cerrar el agujero
Quien envía no puede ser quien confirma. El del origen cuenta y firma lo que sale; el del destino, lo que entra. Si la misma persona hace las dos cosas, el control desaparece.
Nada sale sin documento. Aunque sean dos tiendas a cuatro cuadras, el envío va con una lista de productos y cantidades, y contra esa lista se cuenta al llegar.
La entrada se registra el mismo día que llega, no el viernes. Un traslado confirmado tres días después deja tres días en los que ningún saldo sirve.
Revisa cada semana la lista de traslados pendientes. Un envío que salió hace diez días sin confirmar es una pregunta que hay que hacer mientras alguien recuerda la respuesta.
Y cuando la diferencia se repite en el mismo trayecto, conviene contar sin mostrar el saldo esperado. Es el conteo ciego y sirve justamente para eso.
Los reportes en tiempo real de PANCA muestran las ventas y el movimiento de cada local, así la diferencia entre lo que una tienda dice tener y lo que vende se nota en la semana.
Un traslado termina cuando el destino confirma, no cuando la camioneta arranca.
Empieza por una regla: ninguna caja sale sin lista y ninguna entra sin que alguien del otro local la cuente y la registre el mismo día.
Para llevar el saldo de tus dos tiendas en un solo lugar, mira el sistema para bodegas.
Preguntas frecuentes sobre los traspasos entre almacenes
¿Quién debería confirmar la recepción?
Alguien del local que recibe, que no haya participado en el envío, y que cuente físicamente contra la lista antes de firmar. Si en ese local trabaja una sola persona, define que el dueño revise esos movimientos al día siguiente.
¿Qué hago si llegó menos de lo que salió?
Regístralo el mismo día como diferencia, con la cantidad exacta y el nombre de quien envió y de quien recibió. No ajustes el saldo sin dejar escrito el motivo: la próxima diferencia en ese trayecto te dirá dónde buscar.
¿Necesito un documento de traslado para mover mercadería entre mis locales?
Puede corresponderte emitir un documento de traslado, y eso depende de tu situación y del movimiento. No te guíes por lo que diga un vendedor de software: pregúntale a tu contador qué documento te toca y cómo conservarlo.
¿Cada cuánto conviene mover mercadería entre tiendas?
Conviene agrupar los envíos en días fijos, por ejemplo lunes y jueves, en lugar de mover cajas cada vez que alguien lo pide. Menos movimientos sueltos significan menos registros pendientes y una sola revisión por semana.
¿Qué debería preguntarle al proveedor del software?
Pregunta si el movimiento se registra como salida y entrada por separado, si existe un estado intermedio mientras la mercadería viaja y quién puede confirmar la llegada. Pide esas respuestas por escrito antes de firmar nada.