Control de Lotes y Vencimientos en tu Farmacia: Procedimiento del Mostrador
Llega el proveedor un martes a media mañana. Deja dos cajas, la factura encima y una clienta espera en el mostrador.
El técnico firma el cargo, acomoda los productos donde hay espacio y sigue atendiendo. Nadie anotó de qué lote vienen ni cuándo vencen: ahí se rompe el control de lotes y vencimientos de la botica.
Tres meses después alguien encuentra ocho blísteres vencidos detrás de los nuevos, cuando ya no hay canje posible: solo producto comprado que nunca se vendió.
Abajo está el procedimiento, paso por paso.
Qué entra en el control de lotes y vencimientos de una farmacia
Son tres datos impresos en el empaque: el nombre del producto, el número de lote y la fecha de vencimiento.
El lote identifica la tanda en que el laboratorio fabricó el producto. Dos cajas del mismo medicamento pueden vencer en meses distintos, así que el inventario no suma unidades equivalentes.
La autoridad sanitaria exige poder demostrar la trazabilidad de lotes y fechas. Los requisitos y formatos exactos cambian: revísalos en DIGEMID y confírmalos con tu químico farmacéutico.
En PANCA el control de inventario descuenta cada venta y los reportes en tiempo real muestran qué rota y qué está detenido. PANCA no lleva lote ni fecha de vencimiento por producto, así que ese control se hace en el cargo de recepción y en el anaquel.
Cómo se registra el lote al recibir la mercadería
Se anota cuando la caja está sobre el mostrador y la factura en la mano. Después el empaque se va al anaquel y el dato se pierde.
Compara envase por envase contra la factura, no solo el total. Ejemplo hipotético: recibes 24 cajas de un antihistamínico y la factura declara un lote que vence en marzo de 2027.
Al revisar encuentras 18 cajas de ese lote y 6 de uno anterior, que vence en noviembre de 2026.
Si cada caja te costó S/ 9, esas 6 son S/ 54 que tienen que salir antes de noviembre o no salen nunca. Y si vendes alrededor de 4 cajas al mes, se agotan en mes y medio: alcanza, siempre que se vendan primero.
El dato que no entra al recibir la mercadería no se puede reconstruir después.
Anota en el cargo el vencimiento y el día en que recibiste, y firma la conformidad recién después de contar. El detalle está en cómo recibir la mercadería correctamente.
Cómo ordenar el anaquel para que salga primero lo que vence primero
Carga por detrás y vende por delante. Lo nuevo va al fondo y lo antiguo adelante, para que el orden se mantenga sin que nadie tenga que pensarlo.
Si dos lotes del mismo producto conviven, marca con etiqueta de color el que vence primero. Quien atiende no debería leer fechas pequeñas con el cliente esperando.
Reserva un día fijo de la semana para recorrer dos o tres secciones. Un recorrido corto cada semana detecta más que un inventario general cada seis meses.
Esa regla de rotación es el método PEPS aplicado a bodegas y farmacias, y sirve igual con dermocosméticos.
Un anaquel bien cargado hace el trabajo que ningún sistema puede hacer por ti.
Qué hacer con lo que ya no se puede vender
Pregunta a cada proveedor con cuántos días de anticipación acepta el canje de producto próximo a vencer. Esa ventana, y no la fecha impresa, es tu plazo real.
Si la ventana sigue abierta, gestiona el canje de inmediato. Si ya se cerró, sácalo del estante el mismo día: un vencido al alcance de la mano es una venta que alguien hará por error.
Guarda lo retirado en un lugar identificado y registra la salida en tu inventario, para que el saldo refleje lo vendible.
La disposición final de un medicamento vencido tiene reglas sanitarias propias: define ese paso con tu químico farmacéutico y confirma en DIGEMID lo que corresponde.
Con PANCA los reportes en tiempo real muestran la rotación de cada producto desde el celular, y si manejas más de una botica ves el detalle por local.
Antes de cambiar de software, revisa qué debe resolver un sistema POS para farmacias.
Las fechas no se vigilan en el estante: se deciden en el mostrador, el día que llega el pedido.
Empieza esta semana anotando lote y vencimiento en cada cargo de recepción, y fija el día del recorrido.
Si buscas un sistema para farmacias, compáralo con estas preguntas antes de contratar: sistema de gestión para farmacias y boticas.
Preguntas frecuentes sobre el control de lotes y vencimientos
¿Qué hago si el empaque no trae número de lote?
Registra igual la fecha de vencimiento y el documento con que llegó el producto: eso ya te permite ubicarlo. Pide al proveedor que lo indique en la factura, y consulta a tu químico farmacéutico si ese producto debería traerlo.
¿Quién debería encargarse de anotar los lotes?
La persona que recibe la mercadería, y siempre la misma en cada turno. Si la tarea rota entre todos, el criterio cambia y las anotaciones salen incompletas. Deja escrito qué se anota, dónde y quién revisa al cierre.
¿Qué hago si el proveedor me entrega un lote con poca vida útil?
Decídelo antes de firmar el cargo, no después. Calcula cuánto tiempo necesita tu botica para vender esa cantidad y compáralo con la fecha. Si no alcanza, pide el cambio en el momento o acepta solo la parte que vas a rotar.
¿Cómo evito que se venda el lote equivocado?
Con el orden del anaquel y una revisión al cierre. Al elegir software, pregunta si avisa cuando el lote tomado no es el más próximo a vencer y si deja registro; pide verlo en pantalla con tus productos.
¿Esto aplica a lo que no es medicamento?
Sí, a todo lo que traiga fecha impresa: leches, suplementos, protectores solares, pruebas rápidas. Suelen rotar más lento que los medicamentos, así que son los primeros en vencerse en el estante. Revísalos con la misma frecuencia.