Estrategias de Control de Inventarios en Retail: Qué Contar y Cada Cuánto
Un minimarket de barrio en Lima tiene 1,400 productos cargados en su sistema. El dueño decidió un domingo que iba a contarlos todos.
A las cuatro horas llevaba la mitad de un pasillo y abandonó. Al mes siguiente ya no lo intentó, y el control de inventarios en retail de esa tienda volvió a ser lo que alguien recordaba haber visto en el estante.
Contar todo cada semana es imposible y no contar nada sale carísimo. El problema nunca fue la disciplina: fue no haber decidido qué merece ser contado.
Aquí vas a ver con qué criterio separar los productos que mueven tu caja y cada cuánto revisar cada grupo.
Por qué el control de inventarios en retail empieza por elegir
Una tienda no se cae por sus 1,400 productos: se cae por unos pocos. Si se acaba el pan, el cliente va a la bodega de la esquina y hace ahí toda su compra. Si se acaba el betún para zapatos, vuelve la próxima semana sin reclamar.
Hay tres preguntas que ordenan un catálogo largo. La primera es cuánto dinero mueve el producto, medido en soles y no en unidades: veinte bolsas de arroz pesan más en tu caja que doscientos caramelos.
La segunda es cuánto dinero tienes detenido en él: un artículo caro de poca rotación inmoviliza capital sin aparecer entre los más vendidos. La tercera es qué tan fácil desaparece: lo pequeño y caro, como pilas u hojas de afeitar, sale del estante sin pasar por la caja.
El producto que vigilas no es el que más vende: es el que más te duele si falta, si se malogra o si se va sin pagar.
En PANCA los reportes en tiempo real muestran qué se vendió y con qué rentabilidad, así la lista de productos vigilados sale de tus ventas reales y no de una impresión.
Cómo armar la lista de los productos que sí se cuentan
Las cifras que siguen son inventadas, realistas para una tienda de barrio.
Ese minimarket ordenó las ventas de los últimos 90 días de mayor a menor en soles. El trimestre cerró en S/ 88,000.
Los primeros 160 productos juntaron S/ 61,000. Los 1,240 restantes aportaron S/ 27,000 entre todos, así que poco más de uno de cada diez artículos explica casi siete de cada diez soles que entran a la caja.
A esa lista le sumó dieciocho artículos caros de rotación lenta y once de los que desaparecen solos. Quedaron 189 productos vigilados y 1,211 en la cola larga.
Con 189 el conteo semanal recién se vuelve posible: repartidos en cuatro semanas son unas cuarenta y siete referencias por semana, en tandas de doce que entran en veinte minutos antes de abrir.
La diferencia entre contar y no contar casi nunca es el esfuerzo. Es haber recortado la lista a un tamaño que tu semana aguanta.
Y el conteo solo sirve si lo comparas contra un saldo. Ese saldo sale del kardex digital de tu tienda, que anota cada entrada y cada salida producto por producto.
Cada cuánto revisar cada grupo
Los 189 vigilados van a conteo rotativo semanal, en tandas cortas y antes de abrir.
La cola larga no se cuenta cada mes. Revísala por categoría cada tres meses y mira qué artículos no se vendieron ni una vez en esos noventa días: esos no necesitan conteo, necesitan una decisión de compra.
Hay además dos revisiones que no son conteos y cuestan minutos. Una es la lista diaria de productos bajo su mínimo, y conviene decidir a qué artículos ponerles stock mínimo.
La otra es el registro de lo que se botó, se venció o se rompió en el día. Sin eso, toda diferencia parece robo. Cómo calcular esa pérdida está en la merma de bodegas y minimarkets.
El control de inventario de PANCA descuenta cada venta del stock y deja el saldo a la vista, así el conteo de la mañana se compara contra un número y no contra un recuerdo.
Controlar el inventario de una tienda no es contarlo todo: es contar lo correcto con una frecuencia que puedas sostener.
Elige esta semana tus cuarenta artículos más vendidos y cuéntalos un martes antes de abrir: es la mitad del trabajo y casi todo el resultado.
Para llevar el conteo y el saldo en un solo lugar, mira el sistema de inventarios.
Preguntas frecuentes sobre el control de inventarios en retail
¿Cada cuánto debo contar toda la tienda?
Una vez al año alcanza para el catálogo completo, y hazlo con la tienda cerrada. Lo que sostiene el control es el conteo rotativo semanal de tus vigilados, porque detecta las diferencias mientras todavía puedes rastrearlas.
¿Sirve el criterio del 80/20 en una bodega pequeña?
Sirve como punto de partida, no como ley. En tiendas de barrio la concentración suele ser mayor, porque unas pocas marcas de gaseosa, pan y abarrotes cargan casi toda la venta. Ordena tus ventas y mira dónde queda el corte.
¿Qué hago con los productos que no vendí en tres meses?
Decide algo antes de que se vuelvan invendibles. Baja el precio mientras todavía tienen demanda, devuélvelos al proveedor si tu acuerdo lo permite, o deja de pedirlos y usa ese espacio del estante para algo que rote.
¿Quién debería hacer el conteo en la tienda?
Conviene que no sea siempre la misma persona que hace los pedidos y recibe la mercadería. Rotar a quien cuenta reduce el margen para tapar un error propio, y dos personas sobre el mismo estante encuentran cosas diferentes.
¿Necesito lector de códigos de barras para contar?
Ayuda bastante con cientos de referencias parecidas, porque elimina el error de anotar en la fila equivocada. No es obligatorio para empezar: pregúntale a tu proveedor de software si su sistema acepta lectura por código.