Cómo Hacer el Presupuesto Mensual de tu Restaurante

Una cafetería en Arequipa cierra el mes con S/ 50,600 vendidos. La dueña se queda con la duda de siempre: ¿fue bueno o malo?

No tiene con qué responder, porque nunca armó un presupuesto mensual al empezar. Sin un número esperado, el resultado real no se juzga: solo se celebra o se lamenta.

Un mes sin plan no deja ningún aprendizaje. Puedes repetir el mismo error doce veces seguidas y llamarlo mala suerte cada vez.

Aquí vas a armar el plan del mes con tus propias cifras y después compararlo contra lo que ocurrió.

Qué debe tener un presupuesto mensual y de dónde salen las cifras

Son cuatro bloques: la venta que esperas, los gastos que no se mueven, los que suben con cada pedido y la utilidad que debería quedarte al final.

El error típico es copiar porcentajes de un modelo genérico. Tu alquiler, tu planilla y tu carta no son los de nadie, así que las cifras salen de tus últimos tres meses.

Para la venta, promedia esos tres meses y ajusta si el que viene trae feriados o vacaciones escolares.

Para los insumos, suma lo que compraste en esos mismos meses y divídelo entre lo que vendiste. Ese porcentaje es tu punto de partida, no una referencia del sector.

Los gastos que no se mueven los copias de tus contratos y recibos. Si todavía no los tienes separados, empieza por clasificar tus costos fijos y variables.

En PANCA los reportes en tiempo real guardan tu historial de ventas, así el promedio de los tres meses anteriores lo lees en pantalla y no lo reconstruyes de memoria.

El plan del mes armado con los números de los tres anteriores

Es un ejemplo hipotético, con cifras realistas para una cafetería de barrio.

Los tres meses previos vendieron S/ 54,000, S/ 51,000 y S/ 57,000. Suman S/ 162,000 y el promedio es S/ 54,000: esa es la venta que vas a presupuestar.

En esos mismos meses los insumos costaron S/ 51,840, que sobre S/ 162,000 es el 32%. Aplicado a la venta esperada son S/ 17,280. Los descartables y las comisiones de tarjeta pesaron 4%, S/ 2,160 más.

Los gastos que no se mueven suman S/ 26,400: planilla S/ 18,000, alquiler S/ 5,400, parte fija de servicios S/ 900, contador S/ 600, S/ 700 entre software, seguros y licencias, y S/ 800 de mantenimiento y limpieza.

Los costos totales llegan a S/ 45,840 y la utilidad planeada es S/ 8,160. Comprueba al revés: 54,000 menos 17,280, menos 2,160, menos 26,400 deja exactamente esa cifra.

Cómo comparar el plan con lo que realmente pasó

El mes cerró con S/ 50,600 de venta, S/ 18,100 de insumos, S/ 2,050 de descartables y comisiones y S/ 26,900 de gastos fijos, porque entró una reparación de S/ 500. La utilidad real fue S/ 3,550.

Frente a los S/ 8,160 previstos faltan S/ 4,610. Ahí está el valor del ejercicio: ese hueco se puede desarmar en pedazos.

Vendiste S/ 3,400 menos y de cada sol quedaba libre el 64%: por ventas perdiste S/ 2,176. Los insumos debían costar el 32% de S/ 50,600, o sea S/ 16,192, y costaron S/ 18,100: S/ 1,908 de más. Suma la reparación de S/ 500 y S/ 26 de comisiones, y el hueco cuadra.

La diferencia no era un solo problema. Casi la mitad vino de vender menos y la otra mitad de pagar más por los mismos insumos, y cada causa se corrige de manera distinta.

El bache de ventas pide revisar los días flojos y las promociones; el exceso de insumos pide pesar porciones y comparar precios de proveedor.

No esperes el cierre para mirar. A los quince días aún puedes mover compras y turnos, y sabrás si vas por encima de tu punto de equilibrio.

Guarda los dos números de cada mes, lo planeado y lo real. Al tercer mes presupuestarás mucho mejor y verás el efecto en la rentabilidad de tu restaurante.

El control de inventario y recetas de PANCA te dice qué costó cada plato, y los reportes de rentabilidad muestran si el gasto de insumos se movió del porcentaje que planeaste.

Un presupuesto no sirve para adivinar el mes: sirve para tener contra qué comparar cuando el mes termine.

Arma el tuyo con los tres meses que ya pasaron y, al cierre, desarma la diferencia pedazo por pedazo.

Mira cómo el software para restaurantes de PANCA ordena tus ventas y tus costos del mes.

Preguntas frecuentes sobre el presupuesto mensual

¿Qué hago si no tengo registros de los últimos tres meses?

Empieza con el mes que viene. Anota la venta de cada día y clasifica cada gasto cuando lo pagues: en treinta días tienes una base real. Mientras llega, trabaja con el último mes completo y corrige al tener el segundo.

¿Cada cuánto debo revisar el plan durante el mes?

Dos veces basta: a los quince días y al cierre. En la mitad del mes todavía puedes frenar compras, mover turnos o activar una promoción. Al final ya solo queda aprender para el mes siguiente.

¿Debo planear distinto los meses de temporada alta?

Sí, pero no con un porcentaje inventado. Usa el mismo mes del año anterior como referencia y súmale el crecimiento que tuviste en los meses corrientes. Dos versiones, una para meses normales y otra para los fuertes, alcanzan.

¿Cómo presupuesto las gratificaciones y la CTS?

Conviene provisionar una parte cada mes para que el desembolso no te golpee entero. El monto, las fechas y a quiénes corresponden tienen reglas específicas en el Perú, así que pide el cálculo a tu contador.

¿Qué desviación es aceptable antes de preocuparme?

Mira el monto, no solo el porcentaje. Una diferencia pequeña y explicable en una semana floja es normal. El problema aparece cuando la misma línea se pasa tres meses seguidos: ya no es un accidente sino tu operación real.